Bir masa etrafında yedi kişiyiz. Toplantımızın konusu 2019 planları. Herkesin önünde bilgisayarları açık. Söze ortadan dalan, daldığının da farkında olmayan, ancak biz de bu tarz dalgınlıkları cep telefonu-bzzzttt-bilgisayar-mail bildirimi-pinggg beşgeninde sürekli yaptığımız için şefkatle, kızmadan kabul ettiğimiz arkadaşımız bir önceki cümlede cevabı verilmiş bir soruyu soruyor. Olay, Monica Belluci’nin oynadığı vahşi Dönüş Yok (Irreversible) filmi gibi. Filmi sondan başa izliyor gibiyiz; sadece burada başroldeki oyuncu yani beynimiz ölümden dönmüyor.
Yoksa dönüyor mu?
Bu yazıyı okurken sizin de bilgisayarınızda benim gibi üç pencere, en az 22 tab açıksa, kulağınızda bir arka fon müziği ve önünüzde telefon varsa kulübe hoşgeldiniz: çoklu görevciler yani multi-tasking yapanlar kulübü. 2019’da yaşamak bunun her gün, kimimiz için her saat yaşandığı bir dünya demek.
Konuya kolları sıvayıp dalmadan önce dünya için küçük ama bizim için önemli bir anlam kargaşasına son vermeliyiz. Multi-tasking aslında yukarıda bahsettiklerimiz dışındaki istisnalar için kullanılan bir terim. Sadece fiziksel, tamamen otomatikleşmiş ve beynin daha ilkel bölümlerinin aktif kullanılması ile gerçekleşen aktivitelerin diğer, zihinsel aksiyonlarla birlikte yapılmasına multi-tasking diyebiliriz. Nefes alırken düşünmek, yutkunurken müzik dinlemek gibi.
Araba kullanırken yemek yiyip, telefonda konuşup, bacak arasında içeceğimizi tutmak da bir multi-tasking örneği.Oysa ki beynimiz aynı anda e-mail yanıtlarken bir yandan da telefonda konuşulanlara konsantre olamıyor. Telefonda konuşurken araba kullanmayı yönetemediği gibi. Kulübün adını bu sebeple Task-Switchers yani Zaplayıcılar Kulübüolarak yeniden adlandırmak daha manalı. Bu aynı anda gerçekleştiğini düşündüğümüz aktivitelerde mütemadiyen bir zaplama durumu mevcut. Hop kulağımda söylenen, vadesi geçmiş ödemedeyim; zapsss, önümdeki araba fren yaptı sinyal ver sağa kır, kendini kurtar arasındaki ince bir çizgi.
2009’da yapılan bir çalışmaya göre bu zap’lamaların beynimize maliyeti ağır. Diyelim ki telefon yanınızda, bildirimleri açık ve önünüzde de bitirilmesi gereken bir rapor var. Zaplanan her bir bildirim için saniyenin onda birini bile harcarsanız yaklaşık %40 ‘lık bir verimsizlik batağına düşüyorsunuz.
Sadece zaplama zamanı değil kaybımız. Prof. Weinshenk’e göre, her bir zaplama sonrasında tekrar işe geri dönüp konsantre olmak beynimize ciddi bir glukoz harcaması yaptırıyor. Çok fazla zaplayan beyin, çok fazla glukoz yakıyor, günün sonunda da biz ölümlüler arasında‘’beynim yandı’’ olarak tabir edilen durum ortaya çıkıyor. Bu da yetmez, araştırmalar zaplayan beynin tek işe konsantre olan beyne göre daha çok hata yaptığını gösteriyor. Ha bu arada; konsantre olmaya çalıştığınız iş ne kadar komplike ise hata yapma ve beyindeki ‘’yakma’’ mevzusu da bir o kadar katlanıyor! Ha! Ama tabii ki her yerde olduğu gibi burada da süper kahramanlar karşımıza çıkıyor. Kim mi bunlar? Multitask yani çoklu görev yapan supertasker’lar! Gerçekten de böyle bir insan kategorisi var. Utah Üniversitesi’nde Jason Watson’un yönettiği bir araştırma sırasında
‘’yanlışlıkla’’ bulunan bu değişik cins insanlarda aynı anda iki iş yapılırken beynin aktif olması beklenen odakla ilgili bölgeleri sessizleşiyor. Onlar yerine default mode network adı verilen, BENlik duygusunun yönetildiği, geçmiş-geleceğe göre insanın ‘’kendi’’ ile ilgili kararları
almasına destek olan bölüm aydınlanıyor. Bu ne demek? Henüz bilinmiyor. Sadece toplumun yaklaşık %2,5 gibi bir kısmını oluşturan bu Über-Mensch’lerin daha çok iş yapmaları gerektikçe daha iyi performans gösterdiklerini biliyoruz. Yine Utah Üniversitesi’nde görev yapan Prof. Sanbonmatsu’nun yaptığı araştırmaya göre ‘’ben kesin zap’lamak konusundaki başarılı supertasker’lardan biriyim’’ demek ile bunun doğru olmaması arasında kesin bir bağlantı var. Diğer bir deyişle zap’lama konusunda ne kadar verimli olduğunuzu düşünüyorsanız araştırmaya göre o kadar kötüsünüz.
Hayır canım, estağfurullah. dediğinizi duyar gibiyiz. Overlokçu ayağınıza geldi! Hemen konuyu bağlamak için size iki test bulduk. Biri BBC’nin diğeri ise daha averaj bir test. Ölçün bize yazın; hemen yayınlayalım!
Eğer siz de geri kalan ölümlülerden biriyseniz tekrar Zaplayıcılar Kulübü’ne hoşgeldiniz! Basit, anlaşılabilir önerilerle bu zap’lama mevzusuna bir çözüm getirme gayretindeyiz efenim.
1) Farkındalık geliştirin. Geçtiğimiz ay, iPhone mucizelerinden Ekran Süresi’ni keşfettim. Bir butonla hayatınızı tepe taklak çevirecek bu özelliğe hazır mısınız? Ekran Süresi, gün içinde kaç saatinizi telefonda geçirdiğinizi söylemekle kalmıyor, kendi kendinizi zaplayarak ne kadar böldüğünüzü de gösteriyor. Bkz. scroll down, ve voila! İşte orada. Uyandırmalar. Geçtiğimiz ay saatte 20 defa telefonumu uyandırdığımı gördüğümde ufak çapta bir kriz geçirdim. Ben ne zaman dopamin manyağı olmuştum ki? Bu farkındalıkla, hop, derin bir nefes. Şimdilerde günlük telefon kullanım oranım günlük 2 saat 40 dakikaya düştü ve saatte telefonu uyandırma sayım 6’ya geriledi. Bağımlılığın ilk adımı nedir? Bağımlı olduğumuzu kabul etmek. Amin. Hadi başlayalım!
2) ‘Bir Tek Şey’ kitabını okuyun. Gary Keller tarafından yazılan başyapıt, kariyeriniz ve özel hayatınızda en büyük dönüşümleri yaratacak, her bir alan için o ‘’bir tek şey’’leri belirlemenize destek oluyor.
3) Her haftanın ve günün başında üstünde çalışacağınız, ilk olarak bitireceğiniz, bitirdiğinizde ‘’oh be, en önemlisini hallettim’’ diyeceğiniz tek bir şeye karar verin. Zaplama, özellikle bu büyük, komplike, ilk defa yapılan işlerde en büyük verimlilik sorunlarına yol açıyor. O tek şeyi yaparken bildirimlerinizi kapatın. Warren Buffet’in sesini dinleyin. ‘Başarılı insanları başarısızlardan ayıran en büyük özellik başarılı olanların hemen her şeye HAYIR demesidir’ diyor. Bildirimlere, zaplamaya, dikkat dağıtıcılara, hadi gel gidelimcilere hayır demeyi öğrenmeliyiz.
4) Zap’lamak her zaman kötü bir şey değil. Columbia Üniversitesi’nden yayınlanan bir araştırmaya göre zihinsel körlüğü aşmanın ve büyük sorunlara çözümler bulmanın en iyi yollarından biri zaplama.
Özellikle de elinizdeki iş büyük ve stresli ise ya da elinizde birden fazla büyük iş varsa Harvard Business Review ‘a göre bu işler arasında beş dakikada bir zap’lamak aslında daha yaratıcı sorunlar bulmanıza vesile oluyor. Bir diğer araştırma sonucuna göre ise zap’lamaları molalar şeklinde planlamak ve gün içinde dağıtmak da çok başarılı verimlilik sonuçları yaratıyor. Ha bir de; beynimiz glukozla çalışıyor ya, lütfen öğle yemeğini atlamayalım!
5) Zap’lamak dışında bir opsiyonunuz yok mu? Tamam, dünyanın sonu değil deniyor. Aynı anda iki ekrana bakıp hemen bilgileri müşteriye yetiştirmesi ve bu arada da telefonuna yanıt vermesi gereken bir işte çalışıyor olabilirsiniz. California Üniversitesi’nde Gloria Mark
tarafından yapılan bir araştırmaya göre işinde sürekli zap’lamak zorunda kalan kişiler odaklı, bölünmeden çalışabilen kişilere oranla çok daha fazla stres altında hissetseler de işlerini %10 daha hızlı hallediyorlar.
Organizasyonlar bununla nasıl başa çıkıyor?
Dünyada ve Türkiye’de Zap’lama Kulübü karşıtlarının kullandığı çözümlere baktık ve sizin
için derledik. Sizin şirketiniz Zap Karşıtı hangi yöntemleri kullanıyor?
Intel:
Yöneticiler haftalık dört saatlik ‘’Düşünme Saati’’ belirliyor ve bunu ajanda olarak tüm şirket
ile paylaşıyorlar.
Bu saatler içinde çalışanın toplantılara katılması, e-mailleri yanıtlaması beklenmiyor.
Google:
Snippets: Tüm çalışanlar yöneticilerine aylık, haftalık ve günlük hedeflerini; bunlarla ilgili nerede olduklarını her hafta atıyorlar. Tüm takım hedefleri tek bir platformda, herkesin göreceği şekilde bir deadline ile yayınlanıyor. Firmanın CEO’sunun e-mail kurallarını uyguluyorlar; 9 maddelik liste caps kullanma gibi anlamlı öneriler içeriyor.
Üret ve Yönet (Make & Manage) zamanları: şirket içinde ‘’üretim’’e ayrılmış zaman dilimleri ayırmak ve her bir çalışanın kendisi için bunu koruması gerektiği farkındalığını sağlıyorlar.
Anlamlı toplantılar: her bir toplantının, toplantı başlamadan önce ajandası ve sonrasında ise çıktılarının net olmasını sağlıyorlar.
Kolektif House:
Çalışanlara kendi saatleri ve izinlerini istedikleri esneklikle organize etme özgürlüğü veriyorlar.
SWEATers App:
Gün içinde 10.00-12.00 arası sessiz çalışma saati uyguluyorlar.
Asana:
Toplantısız Çarşamba uygulaması yapıyorlar.
Birchbox:
Her e-mail içinde bir deadline olma zorunluluğu uyguluyorlar.
Tesla:
Departmanlar arasındaki onay mekanizmasının direkt ilerlemesi uygulamasını
gerçekleştiriyorlar. Yani gidip yöneticinin diğer departman yöneticisinden onay
almasındansa, direkt bir iletişim kanalı ile kendi projenin onayını kendisi alabiliyor.
TurkishWIN / Binyaprak:
Her gün 12’ye kadar sessiz saati uyguluyorlar. Tüm işler Asana proje yönetimi aracı ile takip ediliyor. Perşembe - Cuma evden çalışma & daha az toplantı alma politikası benimsiyorlar.
Commencis:
Sessiz saat uygulaması yapıyorlar. İki ayda bir yapılan TownHall’larda departmanlar arası bilgi paylaşımını sağlıyorlar.
JointIdea
Şirket yöneticilerinin Execution Day adı verdikleri haftanın bir gününde bir araya gelerek büyük projeler üzerinde kesintisiz çalışma uygulamalarını benimsiyorlar.
Pfizer
İş çıkışı antrenör eşliğinde yürüyüşler yapılıyor. Birebir toplantılarını şirket bahçesindeki
büyük bir yürüyüş alanında yapmayı tercih ediyorlar. Toplantıların verimli geçmesi için her bir
toplantı bir ajanda ışığında başlatılıyor.
TV8:
Temmuz-Ağustos aylarında Cuma günleri tatil ediliyor ve çalışma saatleri azaltılıyor.
Siz de Zap Sevmeyensler Kulübü üyelik kurallarınızı bizimle paylaşın; onları yayınlayalım. info@wellbees.co adresine emaillerinizi bekliyoruz!
