Çalışanların aktif olarak katıldığı kurumsal esenlik programları yüksek başarı gösteriyor
Kurumlarda uygulanan esenlik programından daha yüksek verim alabilmenin yolu öncelikle esenlik etkinliklerine olan ilgiyi artırmak ve çalışanların esenlik programının her aşamasına katılımlarını sağlamaktan geçiyor. Araştırmalara göre çalışanların esenlik programlarına minimum %31 oranında katıldığı şirketler bu oranın %30’un altına düştüğü şirketlere göre programlardan üç kat daha fazla verim el ediyor. Bu tabloya dayanılarak yapılan karşılaştırmalı analizlerden, esenlik programı çalışanlarca rağbet gören ve aktif olarak kullanılan kurumlarda bu durumun bilançolara olumlu şekilde yansıdığını görebiliriz. (Çalışan katılımındaki her %10’luk artış %23.4 iyileşmeyi, insan sermayesi bağlamında yatırımın geri dönüşünde (HC ROI) +$.0347 kazancı öngörüyor.) Dolayısıyla, daha fazla kullanılan esenlik programı sürdürülebilir bir etki yaratırken, artan katılımla birlikte ROI da artıyor.
Bu noktada, süreci baştan sona yürütecek güvenilir bir kurumsal esenlik şirketiyle işbirliği yapılarak stratejilerin lansman öncesinden sonrasına kadar adım adım belirlenmesi çalışanların ilgisini ilk günden çekip programa sürekli katılımı cazip hale getirecek . Yola çıkarken üst yönetimin desteğinin alınmış olması da son derece önemli. Bunun için de üst yönetimden yatırımın getirisi, bütçe, gerekli kadro, iletişim araçları, faaliyet planı ve çözüm ortağınız olan kurumsal esenlik şirketi hakkında gelebilecek sorulara karşı hazırlıklı olunmalı. Bu aşamadan sonra ise çalışan esenliği çözüm ortağınız; şirketin insan kaynakları, bilgi teknolojileri birimi ve yönetim kademesiyle yakın bir işbirliği içinde projenin kurulumundan lansmanına, uygulanmasından değerlendirilmesine kadar olan süreci başlatır.
Öncelikle şirketinizin amaç ve hedeflerini göz önüne alarak esenlik projesinin başarısını ölçmek için kullanılacak temel performans göstergeleri belirlenmeli. Diğer bir adım olarak esenlik projesinde kullanılacak teknoloji ve uygulamanın tanıtılması (onboarding) için kapsamlı bir planlama yapılmalı. Bu sayede test aşamaları hızlanıp belli bir bağlama oturtulurken aynı zamanda dijital kültürün şirketin genelinde benimsenmesi de kolaylaşacak . Toplantılar sırasında yeni teknolojinin kullanıcılara (çalışanlara) sunduğu potansiyel faydalar hakkında fikir birliğine varmak ve süreçleri iyileştirmek amacıyla gerek toplantılar sırasında gerek sonrasında fikir alışverişinde bulunmak son derece önemli. Ve yine yukarıda da belirttiğimiz gibi en üst kademeden başlayarak orta düzey yönetime kadar tüm lider ve müdürler programın lansmanı, tanıtılması ve benimsenmesi aşamalarında çalışanları teşvik edici roller üstlenmeli. Lansmandan önceki bu süreçlerde şirketin farklı segment ve kademelerindeki çalışanlardan oluşan bir esenlik takımı kurmak çalışan ihtiyaçlarının ve tercihlerinin fark edilmesi açısından faydalı olacak . Ayrıca, esenlik takımı faaliyetlerin yürütülüp değerlendirilmesi aşamasında da yardımcı olabilir. İnsan kaynakları profesyonellerine yeni esenlik teknolojisinin kullanımıyla ilgili gerekli eğitimler verilerek alışma sürecinin hızlanması ve bundan daha fazla verim alınması sağlanır. Yine, bilgi teknolojileri ekibi de süreçte temel bir role sahip . Teknolojinin ve uygulamanın sorunsuz bir şekilde kurulup geçişinin yapılması için gerekli eylemleri belirlemek amacıyla esenlik programı şirketi ve BT ekipleri birlikte çalışmalı .
Ve büyük gün gelir… Esenlik programının lansmanına hazırsınız. Program tanıtımında esenlik uygulamasındaki heyecanlı, göze çarpan ve ilgi uyandıran özellikler öne çıkarılmalı ve çalışanlarda merak uyanması sağlanmalı . Bu yeni bir girişim olduğu için çalışanlarınızın kafasında doğal olarak bazı belirsizlikler ya da kaygılar oluşabilir; dolayısıyla lansmana bir uzman çağırabilir ve esenlik projesinin bireyleri daha iyi yaşayacakları bir hayata hazırlayacağını vurgulayan kısa bir konuşmayla çalışanlarınızın olası kafa karışıklığını giderebilirsiniz. Bütünsel bir esenlik programı tasarlayıp bunu şirketinizin temel amaç ve stratejisine dâhil etmek esenlik kültürü oluşturmak için ilk önemli adımı fakat yeni esenlik projenizin serpilip büyümesi, tüm şirkete yayılması için çalışanlarınızın programı aktif ve sürekli olarak kullanması gerekir.
VitalityHealth tarafından yapılan bu araştırmanın sonuçları, şirketlerin esenlik programları başlatmaya istekli olduğunu ve bu yönde somut adımlar attığını ama programların başarılı bir şekilde yürütülmesi ve çalışan katılımının artırılması yönünde etkili stratejilerin kullanılması gerektiğini gösteriyor.
Çalışanlarınızı esenlik programına katılımını artırmak için neler yapabilirsiniz?
- Duymayan kalmasın
İletişim, esenlik projelerinde çalışan bağlılığını artırmanın en etkili yollarından biri . İletişim stratejisinin iyi planlanması, farklı ihtiyaç ve tercihlere uygun şekilde çeşitli kanallar üzerinden ve istikrarlı şekilde sürdürülmesi gerekir. Mesaj ve içeriklerde bireysel farklılıklar, çalışma bölgeleri/ülkeleri, demografik özellikler, pozisyon gereklilikleri ve kişisel ilgiler dikkate alınmalı . Wellbees olarak, ilaç sektörünün önde gelen şirketlerinden Bayer için tasarladığımız esenlik projesinde öncelikle hedefimiz, programı sahada ve merkez ofiste çalışan karma bir ekibe tanıtmak ve lansmanla birlikte olabildiğince yüksek bir yükleme oranı elde etmekti. Bu amaçla lansman tarihini sık sık hatırlatmak, departman yöneticilerinin desteğini almak ve karma ekibin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak farklı zamanlarda iki lansman yapmak gibi stratejiler geliştirdik. Ayrıca, projeyi anlatmak için Wellbees’in devreye girmesinden önce CEO’nun ve şirketteki proje yetkilisinin de konuşmacı olması projeye ilgiyi artırdı. Sonuçta, etkili lansman sayesinde çalışanların %48’i ilk 1 haftada Wellbees’e dâhil oldu. Katılımı artırmak ve devamlılığını sağlamak adına lansman sonrasındaki ilk hafta da program kullanımı ve yükleme broşürünün çalışanların kolaylıkla ulaşabileceği yerlerde tutulması, intranet sayfasından duyurular yapılması ve şirket doktorlarının desteğinin alınmasına özen gösterildi.
Kuvvetle ihtimal çalışanlarınızdan bazıları esenlik faaliyetlerine katılmaya daha ‘hevesli’ olacaktır ve böyle kişiler esenlik programının sunulmasından önce de zaten sağlıklı bir hayat tarzı sürdürme yönünde içsel motivasyon geliştirmişlerdir. Bir kısım çalışanlarınız ise daha ‘çekingen’ olabilir. Onları da esenlik programına istekle katılmaya teşvik edecek motivasyon kaynakları sunmalıyız. İçgüdüsel olarak esenlik faaliyetlerinde yer almaya istekli kişiler –biz bunlara ilk-katılımcılar diyelim- esenlik şampiyonları olarak belirlenir ve başarıları iletişim kanalları üzerinden duyurulursa teşvik edici bir ortam sağlanabilir. Esenlik şampiyonları sürekli olarak hem kendi aralarında hem de sonradan-gelen-katılımcılarla iletişim halinde olmalı, onlarla esenlik programına katılarak elde ettikleri faydalar hakkında konuşmalı . Ve hikâyelerin gücünü sakın hafife almayın. İlk-katılımcılarınız esenlik programının özelliklerinden, uzman desteklerinden, seminerlerden, içeriklerden nasıl yararlandıklarını ve tüm bunların fiziksel, sosyal, duygusal kısaca genel esenlik halleri üzerinde hangi açılardan olumlu etkiler yarattığını anlatsın. Esenlik şampiyonları ya da elçilerinin yanı sıra sürdürülebilir davranış değişimi yaratmada başka bir etkili yöntem ise uzman desteğidir. Lojistik hizmeti sunan DGF’de ihtiyaç duyduğumuz tam da buydu. Çalışanlarda yeni alışkanlıklar kazandırma yoluyla davranış değişimini tetiklemek ve bunu devamlı kılmak için farklı departmanlarda uzmanların konuşmacı olarak katıldığı birçok webinar düzenlendi. Üst yönetim hemen her toplantısında uzmanlar konusunu gündem maddeleri arasına aldı. Ve yoğun katılımın görüldüğü webinarlarımızla çalışanların uzman desteğine başvurmasında iki kat artış elde edildi.
- Teşvikler ve mücadele
Teşvikler ve mücadele ruhunu besleyen meydan okumalar da çalışanları harekete geçirmeye ve esenlik programlarının aktif bir katılımcısı yapmaya yarayan stratejiler arasında . Meydan okuma görevleri tasarlamanın en yaratıcı yollarından biri ise oyunlaştırma yöntemi .
Teşvik ve ödüller, kişileri hedeflere ulaşma yönünde motive ederek alışkanlık kazandırmaya ve davranışların olumlu yönde değiştirilmesine yardım eder. Bu noktada, içten gelen istek ile dışarıdan sağlanan teşvik yollu istek ya da güdülemeyi birbirinden ayırmak önemli. Çünkü yeni alışkanlıkların kazanılıp bunların kalıcı hale getirilmesi aslında kişide herhangi bir ödül sözü olmadan da var olan istek ve arzuya bağlı . Oyunlaştırma ve meydan okumalara katılımı artırmak için belirlenen ödüller yeni alışkanlığı kazandırmak için teşvik eder ama bu uzun süreli ve kalıcı bir ilgi değildir. Asıl amaç, teşvik ve ödüllerle ilgisi uyandırılan her çalışanın –özellikle esenlik faaliyetlerine katılımda çekingenlik gösterenlerin- zamanla alışkanlığı benimsemesi ve bunu teşvik ya da ödüller olmadan da günlük hayatının bir parçası haline getirmesini sağlamak . Esenlik faaliyetlerine katılmanın kişiye sağlayacağı faydaların altını sık sık çizerek bunu başarabiliriz. Wellbees olarak, birlikte çalıştığımız şirketlerin pek çoğunda ‘adım atma yarışması’nın çalışanlar üzerinde hem fiziksel hem psikolojik açıdan olumlu etkiler yarattığına ve yeni alışkanlık kazanımını teşvik ettiğine tanık oluyoruz. Bu şirketlerden sadece biri olan Unilever’de her sene departmanlar arası düzenlediğimiz adım atma etkinliğine bu sene geçen senelere nazaran üç katı daha fazla çalışan katıldı. Toplamda 481 kişinin katıldığı adım atma yarışımız tam 31 gün sürdü ve bir ayda %44 yükleme oranı kaydedildi. Çalışanların iki ay boyunca programı %100 aktif olarak kullanması oldukça sevindiriciydi. Yarış başında belirlenen hedefe ulaşılmasıyla birlikte Algida Mutluluk Ormanı için fidan dikildi. Yine bir başka şirketin beş farklı ülkedeki çalışanları için başlattığımız meydan okuma sonunda orman yangınlarının yarattığı tahribatın iyileştirilmesine katkıda bulunmak amacıyla kişi başı 1000 TL bağış yapıldı ve şirket bu bağışları ikiye katladı. Wellbees olarak tasarlayıp uyguladığımız her meydan okuma esasen bireyi fiziksel olarak daha aktif bir hayat sürmeye teşvik etmek fakat bununla sınırlı kalmayıp şirket kültürüne eğlence ve yardımlaşma, çalışanlar arasına birliktelik ve sosyallik nosyonu katmayı da hedefliyor.
- Lider ve müdürlerin desteği
Araştırmalara göre liderlerin desteği kurumsal esenlik programlarına katılımın artırılmasında kritik bir role sahip. Liderler, çalışanların önemsendiklerini, değer gördüklerini ve tüm benlikleriyle takdir edildiklerini hissettikleri kapsayıcı bir şirket kültürü oluşturmak için sağlık ve esenlikle ilgili konuların açıkça konuşulmasını teşvik etmeli ve kendi sağlıklarına önem verdiklerini göstererek davranışlarıyla örnek olmalı . Şirketinizin esenlik bültenlerinde ve diğer iletişim kanallarında liderlerin ve müdürlerin kendi esenlik yolculuklarıyla ilgili hikâyelerine ve anekdotlarına yer vererek onların da programın aktif destekçileri ve katılımcıları olduklarını gösterebilirsiniz. ‘Enerjine Sağlık’ konseptini geliştirdiğimiz Türkiye’nin enerji sektöründe faaliyet gösteren en önemli şirketlerinden birinde; pandemiyle birlikte çalışanların içinde bulunduğu ve esenlik hallerini olumsuz etkileyen koşulları da göz önüne alarak program kullanımını artırmak ve etkiyi şirket geneline yaymak önceliğimizdi. Açılış konuşmasının CEO tarafından yapılması ve canlı yayın esnasında esenlik elçilerinin düşüncelerini paylaşması programa ilgiyi canlandırmada büyük bir rol oynadı. Öyle ki, yükleme oranında %81’i görürken aktif kullanım oranında %64 gibi bir sonuçla Wellbees hedeflerinin de üzerine çıktık.
- Başarıyı ölçün
Esenlik programları tasarlanırken ölçüm için birtakım metrikler belirlenmeli ve hem program başlatılmadan önce hem de program uygulandığı sürede belirli aralıklarla bu metriklere göre veri analizi yapılarak programın başarısı ölçülmelidir. Sunulan programın kurgusuna göre farklı türde metrikler ve kriterler belirlenebilir. Örneğin, şirketinizde uygulanan esenlik programında uzmanların gördüğü ilginin oranını, aktif kullanıcı sayısını, ürünün kurulum ve kullanım yüzdelerini ya da bildirimlerin açılma oranlarını ölçerek programın gidişatı hakkında verilere dayalı öngörülerde bulunulması mümkündür.
Çalışanlarınızın esenlik etkinlikleriyle ilgili düşünce ve duygularını öğrenmek içinse rutin olarak anlık anketler uygulayabilirsiniz. Çözüm ortağınız olan kurumsal esenlik şirketinden sağlayabileceğiniz bu tür anketler çalışanlarınızın şirketin üyeleri olarak kendilerini değerli hissedip hissetmediklerini veya düşüncelerini, fikirlerini rahatça dile getirip getiremediklerini öğrenmek için son derece etkili araçlar . Elde ettiğiniz ölçümlerle çalışanlarınızın esenlik yolculuklarında nerede olduğunu daha iyi anlayacak, böylece mevcut esenlik stratejilerini çalışanlarınızın amaç ve ilgileriyle daha uyumlu hale getirmek için neler yapılabileceğini öğreneceksiniz.
2019 Global mutluluk ve esenlik politikası raporunda bahsi geçen pek çok çalışma ortak bir görüşte birleşiyor: Esenlik ile üretkenlik, çalışan bağlılığı, şirketin kazancı ve müşteri memnuniyeti arasında olumlu bir ilişki var. Bu nedenle, iyi tasarlanmış esenlik projeleri bir taraftan kurumsal sorumluluk olarak bir taraftan da çalışan bağlılığını, moralini ve yılmazlığını artırmanın etkili bir yolu olarak gittikçe daha fazla şirketin gündemine giriyor. Biliyoruz ki iyi bir çalışan deneyimi kişilerin kendilerini iyi hissetmesine bağlı. Esenlik programları insan kaynakları ekibinin omzuna bindirilen bir yük olmamalı, aksine şirket yönetimi, bilgi teknolojileri, insan kaynakları ve elbette çalışanların katılımıyla işbirliği içinde uygulanmalıdır. Kurumsal esenlik programları tasarımı ve uygulanması konusunda uzman olan ve herkesin potansiyeline ulaşabileceği ve aynı zamanda bir diğerine destek olacağı bir dünya yaratma gayesi taşıyan bir çözüm ortağından destek aldığınızda şirketinizde kalıcı ve kapsayıcı bir esenlik kültürü yaşatmanız çok daha kolay olacak . Cezbedici bir lansman ve yeni teknolojiye sorunsuz bir geçiş bütünsel ve insan odaklı bir esenlik kültürünün ilk adımlarıysa bu kültürün yaşayıp serpilmesi çalışanlarınızın programa gösterdiği ilgi ve yüksek katılıma bağlı . Farklı kanallar üzerinden sürdürülen iletişim, teşvik ve ödüllerin etkili bir şekilde kullanılması, liderlerin desteği ve programın belirlenen metriklerle sürekli değerlendirilmesi gibi stratejiler çalışanlarınızın esenlik programına bağlılığını ve katılımını artıracak ve şirket kültürüne kendilerini daha yakın hissetmelerini sağlayacak . Hiç şüphesiz her açıdan güçlü bir esenlik programı tasarlamak, en iyi kurguya karar verip hayata geçirmek ve esenlik nosyonunu çalışanların gündelik hayatlarında benimsemelerini sağlamak ciddi zaman, emek ve farklı uzmanlıklar gerektirmekte. Bu nedenle, şirketinizin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre, esenlik programları tasarımı ve uygulamasında uzman olan yetenekli, kendilerini bu misyona adamış profesyonellerle işbirliği yapmak sizin için çok daha makul bir karar olabilir.
KAYNAKLAR:
https://www.corporatewellnessmagazine.com/article/increasing-wellness-program-engagement
https://alight.com/research-insights/improve-employee-engagement-with-wellbeing-program
https://www.wellsteps.com/blog/2020/01/02/wellness-program-participation/
https://community.virginpulse.com/annual-survey-report-on-employee-wellbeing
Yazan: Burcu Uluçay
